Liên kết website
Thống kê truy cập
Hôm nay : 1
Tháng 11 : 60
Năm 2020 : 721
A- A A+ | Tăng tương phản Giảm tương phản

8 thủ thuật vô cùng hữu ích mà dân văn phòng cần phải biết

Đối với những nhân viên văn phòng, công việc bận rộn thì một vài chiêu hay thủ thuật máy tính đơn giản lại khiến cho công việc của bạn “dễ thở” và thoải mái hơn. Dưới đây Officespace xin tổng hợp lại 8 thủ thuật vô cùng hữu ích mà dân văn phòng cần phải biết, để làm việc hiệu quả hơn.

Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường

Đã bao giờ bạn gặp trục trặc khi soạn thỏa văn bản mà phải chuyển 100% chữ in hoa thành in thường? Vậy phải làm gì trong trường hợp này? Xử lý như thế nào để nhanh chóng và đỡ mất công sức nhất?

Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường
Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường dùng unikey

Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường trong excel

Đối với Excel thì bạn có thể sử dụng hàm = UPPER ()để chuyển thành chữ hoa

Ngoài ra, các bạn cũng có thể sử dụng hàm =PROPER() để viết hoa chữ cái đầu tiên của từ, hàm =LOWER() để chuyển chữ hoa thành chữ thường

Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường trong word

Cách 1: Chuyển trực tiếp trên Word với chức năng có sẵn

Bước 1: Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản muốn viết chữ hoa

Bước 2: Chọn thẻ Home -> biểu tượng Aa -> UPPERCASE (hay có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + A) để chuyển thành chữ hoa. Tại đây người dùng cũng có thể chuyển chữ đã chọn thành nhiều kiểu khác nhau:

  • Sentence case: Là dạng viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi câu.
  • Lowercase: Là dạng viết thường tất cả các chữ.
  • Capitalize Each Word: Là dạng viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ.
  • tGOOGLE cASE: Là dạng viết thường chữ cái đầu tiên của mỗi từ, còn những các chữ sau của từ viết chữ hoa.

Lưu ý: Người dùng cũng có thể bôi đen toàn bộ đoạn văn bản cần viết hoa và nhấn tổ hợp SHIFT + F3 đến khi được chữ in hoa như mong muốn và đúng văn bản.

Cách 2: Sử dụng phần mềm Unikey         

Ngoài cách trên thì người dùng cũng có thể sử dụng phần mềm Unikey bằng cách sau:

Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn chuyển và chọn Copy.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào biểu tượng Unikey dưới thanh taskbar -> Công cụ hoặc có thể sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + F6 để mở hộp thoại Unikey Toolkit.

Bước 3: Tại đây các bạn tùy chỉnh như sau:

  • Trong phần bảng mã chọn Nguồn và Đích là Unicode (1).
  • Trong phần Lựa chọn, chọn sang chữ hoa (2).
  • Sau đó nhấn Chuyển mã (3), xuất hiện thông báo thành công, chọn OK.

Bước 4: Mở lại văn bản Word, nhấn chuột phải chọn Paste (hoặc tổ hợp Ctrl + V), các bạn sẽ được văn bản chữ hoa.

Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường trong powerpoint

Đối với Powerpoint bạn hoàn toàn có thể chuyển chữ hoa thành chữ thường. Cách thực hiện tương tự như chuyển trong Word. Đó là:

  • Bôi đen toàn bộ đoạn văn bản muốn viết chữ hoa
  • Chọn thẻ Home -> biểu tượng Aa -> UPPERCASE để chuyển thành chữ hoa.

In 1 vùng tùy chọn trong Excel

Để in được một vùng tùy chọn trong Excel cũng rất đơn giản bằng thủ thuật như sau:

Bước 1: Bạn kéo và chọn các ô excel mà bạn muốn xác định là vùng in.

Bước 2: Đi tới tab Page Layout trên Ribbon. Trên nhóm Page Setup (Thiết lập Trang) thì nhấp vào Print Area (Khu vực in) chọn Set Print Area (Thiết lập khu vực in).

Nếu trong trường hợp bạn muốn in nhiều vùng khác nhau thì chỉ cần giữ Ctrl và nhấp vào vùng muốn in. Mỗi vùng in được in trên trang chính của nó.

Nếu bạn chưa muốn in ngay bảng tính thì mọi vùng in cũng được giữ lại trong tài liệu khi bạn thao tác lưu bảng tính. Điều này dễ dàng và thuận tiện hơn cho người dùng.

In 1 vùng tùy chọn trong Excel
In 1 vùng tùy chọn trong Excel

Cố định hàng hoặc cột trong exel

Việc cố định hàng hoặc cột trong Excel cực kỳ cần thiết đối với những người làm việc văn phòng, đặc biệt trong những trường hợp mà bạn sở hữu một danh sách dài thì việc cố định cột dòng giúp bạn theo dõi thông tin dễ dàng hơn. Việc cố định hàng hoặc cột trong excel cũng khá đơn giản như sau:

Cố định hàng

Bước 1: Chọn hàng cần cố định bằng cách nhấp chuột vào dòng bên dưới nó. Ví dụ bạn muốn cố định hàng 1 thì nhấp chuột vào hàng thứ 2.

Bước 2: Tùy theo phiên bản Excel có thể thực hiện như sau:

  • Đối với Excel 2003: Tại thanh Menu chọn Windows => chọn tiếp Freeze panes.
  • Đối với Excel 2007, 2010, 2013, 2016..: Tại thanh Ribbon chọn View => nhấn vào Freeze Panes => chọn Freeze Panes là xong

Trong trường hợp không muốn cố định hàng thì chỉ cần chọn unfreeze Pane là được.

Cố định cột

Thực hiện tương tự như cách cố định hàng. Nếu muốn cố định cột nào thì đặt chuột sang cột bên phải bên cạnh. Ví dụ muốn cố định cột A, thì bạn đặt chuột vào cột B và thao tác tương tự như cố định hàng.

Cách sử dụng máy in

Việc sử dụng máy in cũng rất cần thiết với dân văn phòng. Dưới đây là một vài thủ thuật nhanh để bạn sử dụng máy in dễ dàng nhất.

Sử dụng máy in - Thủ thuật cần biết cho dân văn phòng
Sử dụng máy in – Thủ thuật cần biết cho dân văn phòng

Cách in 2 mặt

Cách in 2 mặt trong word

  • Để in hai mặt trong Word 2003 và 2007, chúng ta bấm tổ hợp phím Ctrl + P. Trong Properties chọn Finishing và chọn mục Print on Both Sides.
  • Với Word 2010 và Word 2013, thì cũng bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + P, nhưng ở mục Pages bạn cần chuyển từ Print One Sided sang Print on Both Sides để in 2 mặt.

Cách in 2 mặt trong excel

Không giống như word, Excel không hỗ trợ người dùng tính năng in hai mặt khiến nhiều người cảm thấy bất tiện và lãng phí. Tuy nhiên, chỉ cần biết một vài thủ thuật thì bạn có thể in hai mặt dễ dàng.

Bước 1: Mở file excel cần in và sau đó nhấn Ctr + P để mở lệnh in

Bước 2: Chọn Properties để vào phần thiết lập in, chọn Page Setup và chọn lệnh in 2 sideds, nhấn ok là xong.

Cách hủy lệnh in

Trong quá trình in ấn, nếu muốn hủy lệnh in thì phải làm thế nào? Rất đơn giản bạn có thể thực hiện theo thủ thuật Officespace hướng dẫn sau đây:

Cách hủy lệnh in trong win 10

Bước 1: Tìm biểu tượng máy in trong khay hệ thống và sau đó nhấp đúp vào nó để xem công việc in đang chờ.

Bước 2: Tiếp theo nhấp vào menu Printer và sau đó nhấp vào Clear All Documents để xóa lệnh in.

Nếu không tìm thấy biểu tượng máy in trên thanh taskbar bạn có thể thực hiện như sau

  • Nhấn đồng thời biểu tượng window + R, gõ lệnh Control Printers
  • Sau đó chọn mục Devices and Printers, chọn biểu tượng máy in và nhấp chuột trái liên tiếp 2 lần để kiểm tra các lệnh máy in đang in
  • Sau đó chọn file không cần in và xóa file bằng cách nhấp chuột phải vào file và chọn Cancel, nếu muốn hủy hết lệnh in thì chọn Cancel all document.

Cách hủy lệnh in trong win 7

Với win 7 có thể thực hiện bằng cách:

  • Chọn Start -> Run (hoặc tổ hợp phím Windows + R), xuất hiện hộp thoại Run, nhập cmd và nhấn OK
  • Trong cửa sổ cmd, nhập net stop spooler và nhấn Enter, lúc này lệnh in sẽ được hủy.

Cách bỏ dấu tiếng việt với Excel

Bước 1: Copy nội dung cần loại bỏ dấu.

Bước 2: Tiến hành loại bỏ dấu trong bảng chuyển đổi Unikey như sau:

  • Mở bảng chuyển đổi Unikey
  • Bấm chuột phải vào biểu tượng Unikey ở góc bên phải màn hình máy tính, chọn Công cụ…:

Bước 3: Trong bảng chuyển đổi, bạn thực hiện các bước sau:

  • Kiểm tra đúng bảng mã Nguồn và mã đích giống nhau nghĩa là cùng bảng mã của font chữ mà bạn đang sử dụng.
  • Bấm vào Lựa chọn là Loại bỏ dấu
  • Bấm vào nút Chuyển mã, xuất hiện thông báo thành công
  • Bấm Đóng để đóng bảng chuyển đổi lại

Bước 4: Dán kết quả vừa thu được ở bước 3 trên vào vị trí cần lấy kết quả

Tại vị trí muốn lấy kết quả, dùng lệnh Ctrl + V để thu được kết quả như mong muốn.

Cách chụp ảnh màn hình máy tính

Thao tác chụp ảnh màn hình máy tính cực kỳ cần thiết và quan trọng, nhất là trong trường hợp cần chia sẻ thông tin. Dưới đây là một vài thủ thuật chụp màn hình nhanh nhất.

Cách chụp ảnh màn hình
Cách chụp ảnh màn hình

Dùng phần mềm paint có sẵn   

Cách chụp màn hình laptop

Để chụp màn hình laptop bạn có thể sử dụng nút PrintScreen (PrtScr). Đây là cách chụp ảnh đơn giản nhất, va nhanh nhất trên Windows, có thể chụp được toàn bộ màn hình và có thể lưu được trong bộ nhớ Clipboard. Người dùng cũng có thể sẽ mở công cụ chỉnh sửa ảnh như Photoshop, Paint và dán hình ảnh vào để sử dụng, chỉnh sửa theo yêu cầu.

Phương pháp này cũng cực kỳ hữu dụng khi bạn chỉ muốn chụp màn hình và sử dụng ngay trên những trình duyệt soạn thảo mà bạn đang làm như Word, Outlook… và không có ý định lưu nó thành file.

Cách chụp như sau:

  • Nhấn đồng thời 2 phím Fn + printscreen (được viết tắt là PrtSc Syrq) hoặc alt + printscreen, hoặc chỉ Printscreen tùy từng laptop
  • Mở Paint và dán ảnh bằng Ctrl + V. Lưu ảnh lại Ctrl + S để sử dụng.

Chụp ảnh màn hình win 10

Bước 1: Bạn bấm phím PrintScr trên bàn phím để chụp.

Bước 2: Mở paint ra

Bước 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ảnh vừa chụp. Và lưu lại tấm ảnh chụp màn hình Windows 10 này bằng cách vào File >Save as

Phần mềm chụp ảnh màn hình máy tính       

Ngoài việc sử dụng Paint ra thì có rất nhiều phần mềm chụp ảnh màn hình và cho phép bạn tùy chọn nhiều hơn, tiện dùng hơn như:

Lightshot

Bước 1: Tải phần mềm Lightshot và tiến hành cài đặt như thông thường.

Bước 2: Sau khi cài đặt thành công thì biểu tượng của Lightshot sẽ hiển thị ở khay hệ thống

Bước 3: Để chụp ảnh màn hình máy tính, thì chỉ cần nhấn vào tổ hợp phím Shift + Prnt Scrn hoặc phím PrtScr và chọn vùng chụp ảnh

Bước 4: Thả chuột, ở thanh dọc là các công cụ để chỉnh sửa ảnh theo yêu cầu, tại thanh ngang là tùy chọn lưu và tải ảnh, in ảnh, copy ảnh, hủy chụp ảnh.

Bước 5: Lightshot có các tùy chọn thêm nét vẽ vào ảnh theo yêu cầu của người dùng, người dùng có thể tùy chọn nét bút vẽ nhỏ hoặc to, tùy chọn màu sắc. Sau đó nhấn vào chữ T để gõ chữ.

Bước 6: Nhấn vào biểu tượng Save để lưu ảnh lại.

Addon fireshot

Tải Addon fireshot về máy và tiến hành cài đặt như bình thường. Sau đó có thể chụp ảnh với các chức năng:

  • Capture Visible area and…: là chụp ảnh trang web được thể hiện trên màn hình.
  • Capture Selected area and…: là chọn vùng sau đó chụp ảnh.
  • Capture Entire page and…: là chụp ảnh toàn bộ trang web

Để chụp ảnh màn hình bằng Fireshot, đầu tiên cần truy nhập vào trang web mà bạn muốn chụp ảnh màn hình, sau đó nhấn click chọn FireShot, chọn kiểu chụp lựa chọn Capture Selected area and…, chọn Save…

Ấn giữ chuột trái và sau đó kéo khung hình cần chụp, sau đó thả chuột.

Chọn khu vực lưu trữ, đặt tên file và chọn định dạng, và chọn save. Ảnh lưu dưới dạn JPG.

Khóa máy nhanh

Để khóa máy tính nhanh bạn có thể thực hiện theo cách sau:

  • Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Windows + L.
  • Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + Del. Sau đó chọn Lock để khóa máy.
  • Cách 3: Click vào phím Start ở góc trái màn hình, và chọn Lock.

Thủ thuật Phóng to/thu nhỏ màn hình

Việc phóng to và thu nhỏ màn hình cũng khá đơn giản bằng cách sử dụng tính năng Magnifier. Để thực hiện bạn có thể nhấn đồng thời nút Window và dấu + hoặc -. Rất  đơn giản và nhanh chóng.

Đó là một vài thủ thuật cho dân văn phòng giúp công việc văn phòng đơn giản hơn dành cho người mới đi làm. Hi vọng với những chia sẻ từ Officespace có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Quý khách hàng có nhu cầu tìm hiểu về các công việc của dân văn phòng hay tìm thuê văn phòng chuyên nghiệp, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo:

  •  

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
Bài viết liên quan
Video Clip
Văn bản mới
Tài liệu mới